デジタル時代には、重要な文書への署名や送信は数クリックで完了します。事務処理の方法に革命をもたらした人気のツールの1つがDocuSignです。プロフェッショナルであれ、起業家であれ、または電子的に文書に署名する必要があろうとも、DocuSignを学べば時間と手間を節約できます。このユーザーフレンドリーなチュートリアルでは、重要な書類作成を楽に管理する方法をご紹介します。
DocuSignとは？
DocuSignは電子署名ソフトウェアである。DocuSignは電子署名ソフトウェアであり、ユーザーは電子的に文書に署名し、送信し、管理することができます。文書の印刷、スキャン、物理的な郵送が不要になり、企業にとっても個人にとっても便利で時間の節約になるソリューションです。
DocuSignを使用すると、文書に電子的に署名し、他の人に署名を依頼し、文書の進捗状況をリアルタイムで追跡することができます。安全で法的拘束力のある 法的拘束力重要な書類を処理するための安全で法的拘束力のある方法を提供します。
DocuSignの使い方
DocuSignの使用に関しては、署名プロセスを理解することが不可欠です。DocuSignは、文書に電子的に署名する安全で便利な方法を提供し、物理的な署名や文書の印刷・スキャンを不要にします。
ステップ1: アカウントの作成
DocuSignを使い始める最初のステップは、アカウントを作成することです。DocuSignのウェブサイトにアクセスし、「サインアップ」をクリックします。Eメールアドレスを入力し、パスワードを作成します。完了すると、DocuSignアカウントにアクセスできるようになります。
ステップ2：書類のアップロード
DocuSignアカウントにログインすると、ホームページが表示されます。DocuSignの使用を開始するには、署名または送信する文書をアップロードします。新規作成」をクリックし、必要に応じて「文書の送信」または「文書の署名」を選択します。コンピュータやクラウドストレージから文書をアップロードすることも、DocuSignですでに利用可能なテンプレートから選択することもできます。
ステップ 3: 受信者と署名フィールドの追加
次に、文書に受信者を追加する必要があります。文書に署名する必要がある人のメールアドレスを入力してください。受信者が署名する順番を指定することもできます。受信者を追加したら、署名が必要な文書に署名フィールドをドラッグ＆ドロップするだけです。DocuSignは、署名、イニシャル、日付、テキストフィールドなど、文書の要件に合わせてカスタマイズ可能なフィールドを提供します。
ステップ4：メールメッセージとオプションのカスタマイズ
文書を送信する前に、受信者に送信するメールメッセージをカスタマイズできます。また、署名リマインダーの設定、他者への委任の許可、有効期限の追加などの追加オプションも選択できます。右上の "More "ボタンをクリックしてオプションにアクセスしてください。
ステップ 5: 文書の送信または署名
Eメールメッセージとオプションをカスタマイズしたら、文書を送信または署名する準備ができました。文書を送信するには、送信者として「送信」をクリックします。受信者は、文書にアクセスして電子署名するためのリンクが記載されたメールを受け取ります。受信者としてメールを開き、リンクをクリックして文書に署名します。マウス、タッチスクリーン、またはスキャンした署名のコピーをアップロードして、文書に署名することができます。
ステップ6：ドキュメントの追跡と管理
文書が送信または署名された後、DocuSignアカウントから進捗状況を追跡し、管理することができます。誰が文書に署名したか、いつ署名したか、保留中の署名があるかどうかを確認することができます。また、未署名の受信者にリマインダーを送信したり、署名済み文書のコピーをダウンロードして記録に残すこともできます。
レビューとプレビュー編集オプション
文書を送信または署名する前に、利用可能な編集オプションを確認し、プレビューすることが重要です。DocuSignでは、最終的な文書にする前に、必要に応じて文書に変更を加えることができます。
編集オプションを確認・プレビューするには、画面右上にある "Review and Edit "ボタンをクリックしてください。メニューが開き、文書の編集、フィールドや受信者の追加、署名順の変更、その他必要な修正を行うことができます。
文書を編集する際には、DocuSignが提供する様々な編集ツールを使用することができます。これらのツールにより、文書にテキスト、画像、チェックマーク、その他の注釈を追加することができます。また、必要に応じて、署名欄、イニシャルボックス、その他のフィールドのサイズを変更したり、位置を変更したりすることもできます。
必要な編集をすべて終えたら、ドキュメントをプレビューしてすべてが正しいことを確認できます。プレビューオプションを使用すると、受信者が見るのと同じように文書を表示できます。これは、文書が意図したとおりに表示され、すべてのフィールドと情報が正しい場所にあることを確認するための重要なステップです。
さらに変更が必要な場合は、編集オプションに戻って必要な修正を加えることができます。文書に満足したら、ステップ5で述べたように、送信または署名に進むことができます。
DocuSignの署名フィールドをカスタマイズするには？
DocuSignには、以下のようなさまざまなオプションがあります。 ニーズに合わせて署名フィールドをカスタマイズできます。署名フィールドをカスタマイズすることで、お客様のブランドと一致し、全体的なユーザーエクスペリエンスを向上させることができます。DocuSignの署名フィールドをカスタマイズする手順は以下のとおりです：
- DocuSignアカウントにログインします：DocuSignのウェブサイトにアクセスし、アカウント情報を使用してサインインします。
- ドキュメントを選択します：カスタマイズされた署名フィールドを追加したいドキュメントを選択します。文書をアップロードするには、「アップロード」ボタンをクリックしてください。
- 署名フィールドにアクセスします：文書を選択し、ページ上部の「署名」ボタンをクリックします。署名欄のオプションが表示されます。
- 署名欄のカスタマイズ署名フィールドのオプションでは、さまざまなカスタマイズオプションを選択できます。以下は、あなたが変更できる主なオプションです：
- A) 署名スタイル：使用する署名のタイプを選択します。DocuSignには、「描画」、「タイプ」、「アップロード」の3つのオプションがあります。お好みに合わせてお選びください。
- B) 署名フォント:署名のフォントスタイルとサイズをカスタマイズできます。
- C)署名の色：ブランドや個人の好みに合わせて署名のインクの色を選ぶ。
- D) 署名の配置：署名フィールドを文書内の希望の場所にドラッグ＆ドロップします。
- 変更を保存して適用する：必要に応じて署名フィールドをカスタマイズし、「保存」または「変更を適用」をクリックして変更を保存します。
- 署名欄をプレビューする：文書を確定する前に、署名欄が受信者にどのように表示されるかをプレビューすることが重要です。これにより、カスタマイズが正しく適用され、署名欄がブランディングに沿ったものになります。
- 必要に応じてさらに調整する：署名欄をさらに調整するには、カスタマイズオプションを再度確認し、必要に応じて修正してください。署名欄が希望通りのものになるよう、時間をかけて確認してください。
- 文書の送信または署名署名フィールドのカスタマイズに満足したら、文書を受信者に送信するか、自分で署名することができます。DocuSignには、お客様のご希望に応じて、電子メールまたはその他の方法で文書を送信するオプションがあります。
結論
結論として、DocuSignはデジタル時代のゲームチェンジャーとなり、文書の取り扱い方法を一変させました。そのユーザーフレンドリーなプラットフォームは、署名プロセスを合理化し、印刷、スキャン、郵送の必要性を排除します。DocuSignを使用すると、受信者や署名フィールドの追加から、メッセージのカスタマイズや進捗状況の追跡まで、自信を持って文書を管理することができます。署名フィールドの確認、編集、カスタマイズが可能なため、パーソナライゼーションのレイヤーが追加されます。DocuSignを導入することで、書類作成を簡素化し、時間を節約し、仕事とプライベートのあらゆるニーズに対して安全で効率的な文書処理を実現しましょう。
最終的な感想
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情報源
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
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